Cuando decidimos montar una empresa, además de tener mucho valor, lo que tenemos que tener claras son las ideas. Y es que no es lo mismo saber vender que luego saber rentabilizarlo. Me explico. Tú puedes vender todo tus productos o servicios, algo que parece un éxito, pero si luego haces cuenta y te das cuenta que el rédito es mínimo, pues no nos ha merecido la pena.
Tienes que tener en cuenta que la contabilidad es la base de la información económica de la empresa. Tras el correcto procesamiento contable es posible determinar si la empresa tiene beneficios o pérdidas y su evolución, el correcto equilibrio patrimonial que garantice la liquidez y la continuidad de la misma y su evolución. Además, es la base para la realización de las declaraciones fiscales periódicas y para la documentación solicitada por los bancos para cualquier clase de solicitud de financiación. Son unos datos que tenemos que tener siempre presentes.
La factura
La factura es el elemento mágico en las empresas. De entradas y de salidas, son los documentos que luego nos servirán para hacer declaraciones, para inspecciones, etc. En una factura debe aparecer que está numerada y poner los datos de quien la emite (Nombre, dirección y CIF) y los datos de quién la recibe (Nombre empresa , dirección y CIF) y aparecer desglosado el IVA. Hay muchos proveedores que si no dices nada te dan un albarán o una nota que no tiene efecto de factura. Y no, no nos vale. Y por supuesto, debe contener el IVA, si cometes esa piratería, tu empresa podría recibir duras sanciones, como nos indican desde Martin Laucirica.
Para que sea deducible en Sociedades bastaría en principio con que vinieran los datos completos de quién la emite, como por ejemplo, restaurantes o gasolineras, pero siendo lo más correcto que aparezcan detalladas como te hemos dicho anteriormente.
En cuanto a las facturas emitidas deben cumplir los mismos requisitos que las recibidas. Comentar que en caso de colectivos específicos existe la posibilidad de documentos sustitutivos de factura, pero eso mejor que te pongas en contacto con tus asesores.
Visita a los bancos
Si vas a montar una empresa, será fundamental una visita a los bancos. La documentación bancaria está compuesta por los papeles enviados por las entidades bancarias y los justificantes asociados a ellos. Ya habrás notado que los bancos nos envían justificantes por lo que se hace necesario por parte de la empresa el conservarlos para el correcto control. Por ejemplo cuando realizas un ingreso de cheques de clientes es necesario o realizar fotocopias de los mismos o guardar la carta de pago enviada por el cliente o conservar el documento de ingreso en banco con anotación de la factura a la que pertenece.
Gracias a estas cuentas, sabemos el estado de las deudas y créditos de la empresa. Aparte de que se utilicen controles complementarios la contabilidad ofrece en una fecha dada el estado de cada cuenta de cliente o proveedor. Sin duda, una de las mejores formas de controlar la economía de una empresa.
Periodicidad de los papeles
Muchas de las preguntas que nos hacemos los dueños de las empresas, es saber cada cuánto tiempo tenemos que entregar los documentos al asesor, enviar algo a los bancos, etc..Pues bien, este tiempo depende de la documentación generada por la empresa y de la necesidad de que la información contable sea necesaria para el control de la empresa, por no disponer de métodos complementarios. En este caso se mide por quince días (quincenal), mensual (mes), bimensual (dos meses) y semestral (seis meses).
Apunta estos datos, ponte una alarma en la agenda o ponlo en letras rojas en el calendario de tu oficina. Las fechas tope son aproximadamente los doce primeros días de los meses de abril, julio y octubre y los 24 primeros días del mes de enero. Esos días es cuando a los empresarios y autonómos les notarás bastante nerviosos. Son las famosas fechas topes que vienen marcadas por las fechas límite para la presentación de las declaraciones fiscales. En función de las necesidades concretas de cada empresa esa fecha es flexible en días.
Ahora, querido empresario, ya sabes algunas respuestas a las preguntas que te irás haciendo durante estos meses. Son muy frecuentes y tienen solución, aunque es cierto que lo mejor es que te pongas en manos de profesionales y que te asesoren. No te olvides de guardar bien los documentos y los extractos bancarios y hojas de caja, con sus justificantes correspondientes para identificar cobros y pagos.
