El Real Decreto-ley 8/2019 establece la obligatoriedad del registro diario de la jornada laboral en todas las empresas, por lo que los empleados deben incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada. El registro de la jornada garantiza la protección de los derechos laborales y evita el exceso de horas extraordinarias no remuneradas.
También permite que tanto la empresa como el empleado tengan claro cuántas horas se han trabajado y las pausas realizadas durante la jornada. Este registro es importante en caso de una inspección de trabajo y seguridad social, ya que las empresas están obligadas a presentar este documento y al contar con un registro diario de jornada pueden evitar sanciones. El Mundo informa que en 2025 «el tiempo máximo de trabajo no podrá superar las 37,5 horas semanales, frente a las 40 actuales».
El registro diario de jornada también debe incluir cualquier modificación o cambio en el horario laboral pactado. Es importante que el registro respete la privacidad y protección de datos de los trabajadores. Es fundamental que los empleados tengan un control claro del tiempo que dedican a su actividad laboral. El registro de jornada puede mejorar la productividad porque permite a las empresas identificar largos periodos sin actividad o pausas excesivas. Hay muchas herramientas para el control de la jornada laboral, pero la mayoría de las empresas optan por los sistemas digitales, como el uso de una aplicación móvil.
Lo más recomendable es contar con una plataforma de gestión de registro de jornada laboral que permita una visualización de los datos y que sea fácil de utilizar. Con la plataforma de registro de jornada laboral las empresas pueden gestionar los fichajes de todos los trabajadores y la creación de los calendarios laborales. Los registros se almacenan en la aplicación, por los que los empleados pueden conocer las horas trabajadas y pueden registrar la jornada laboral a través del ordenador o móvil con conexión a internet.
Para conocer más datos sobre este tema nos hemos reunido con los profesionales de la empresa kairos y nos han explicado que la plataforma de registro debe permitir almacenar fichajes en el móvil, disponer de acceso web y de app móvil, y tener un sistema para compartir justificantes de forma online.
Gracias a la tecnología podemos registrar la jornada laboral desde cualquier lugar, por lo que podemos fichar desde el teléfono móvil, ya sea en la oficina, teletrabajando o durante desplazamientos laborales. La legislación laboral española exige que los datos se conserven durante al menos cuatro años, por lo que estarán siempre a disposición de los empleados, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social.
El registro de jornada en papel no es un procedimiento efectivo y es muy fácil de falsificar. Es importante que los empleados puedan fichar con el móvil, para facilitar la gestión del tiempo en cualquier modalidad de trabajo y reducir la carga administrativa. En 2025, el nuevo registro será digital, accesible en remoto y en tiempo real. Según la vicepresidenta segunda del Gobierno y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, lo de que los controles horarios vigentes sean todavía «los del Estatuto de los Trabajadores de Marcelino Camacho, con taquillas y con papel, es un poco extravagante».
Es importante optar por soluciones de registro de jornada laboral más automatizadas para mejorar la precisión. Con un sistema digital, los empleados pueden registrar sus horas de trabajo desde cualquier dispositivo con acceso a internet, y pueden eliminar la necesidad de imprimir y distribuir físicamente las hojas de firmas. Además, el departamento de recursos humanos puede descargar las hojas de firmas de manera rápida desde el sistema y generar informes detallados en tiempo real para verificar el cumplimiento de las jornadas laborales de los trabajadores.
Con un sistema de registro digital, se elimina la necesidad de almacenar físicamente las hojas de firmas durante 4 años. Contar con una plataforma de registro de jornada laboral aporta múltiples beneficios porque puede combatir la precariedad laboral y permite a los empleados tener un control más preciso sobre sus horarios. También facilita una mayor transparencia en las relaciones laborales al ofrecer un registro de los descansos obligatorios y evita problemas legales.
De esta manera, se evitará el absentismo laboral y los trabajadores podrán comprobar que los pagos se corresponden con las horas trabajadas. Cumplir con la normativa establecida es fundamental para evitar multas por incumplimiento, lo que contribuye a mantener la reputación de la empresa. El uso de sistemas de registro de jornada adecuados facilita la gestión eficiente del horario laboral, y contribuye a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal al permitir a los empleados tener un mayor control sobre las horas trabajadas y tiempos de descanso.
