¿Qué es la destrucción certificada de documentos y por qué es importante?

¿Qué es la destrucción certificada de documentos y por qué es importante?

En la actualidad cada vez generamos más documentación y esta, en muchas ocasiones, cuenta con información comprometida para empresas y particulares, por lo que la destrucción certificada es cada vez más importante en nuestras vidas. En este sentido, a lo largo de este post os queremos hablar de la destrucción certificada de documentos y por qué es importante, pero para ello, lo lógico es que empecemos por saber qué es un certificado de destrucción de documentos.

Un certificado de destrucción de documentos se trata de un certificado que asegura que la destrucción se ha llevado a cabo de forma totalmente segura, cumplimentando la ley. En concreto, se trata de un certificado otorgado por la empresa de destrucción de documentos a su cliente en el que se expresa la total confidencialidad de esta destrucción. Este documento confirma con total seguridad que los documentos han sido totalmente destruidos y, una vez hecha la destrucción, el cliente recibirá un certificado con toda la información sobre la destrucción de los documentos. Así, este certificado que otorgan las empresas se basa en la norma ISO 1571:2010 Destrucción segura del material confidencial, código de buenas prácticas y es obligatorio en caso de que exista un contrato que obligue a la destrucción de dichos documentos.

Pero ahora que ya conocemos un poco mejor que es un certificado de destrucción de documentos, pasamos a preguntarnos realmente ¿qué incluye un certificado de destrucción de documentos? Actualmente, un certificado de destrucción de documentos informa sobre todo el procedimiento de la destrucción de dichos documentos y datos importantes de cara a la ley, para que sea una destrucción totalmente legal. Aparece principalmente el día en el que se realiza la destrucción y cuando se recogen los documentos, el tipo de documento que se trata (digital, papel, cintas de audio, ordenadores, CDs…). También se apunta la hora y el lugar de la destrucción una vez ya hecha. Otro dato importante en este sentido es el método que se ha empleado para la destrucción de documentos, la maquinaria utilizada, y a qué tamaño se han reducido los documentos. Y es que estos datos son esenciales sobre todo de cara a si hay algún problema con esta destrucción, puesto que, si no hay una documentación que informe de todo esto al cliente, se debe tener especialmente cuidado, ya que no será una destrucción certificada y podría haber problemas legales.

Ahora bien, ¿por qué es necesario un certificado de destrucción de documentos? Pues lo cierto es que es totalmente necesario y obligatorio para muchas empresas de nuestro país que manejan información delicada y es que solo de esta forma se puede hacer una destrucción de documentación de forma totalmente segura, manteniendo los documentos en total anonimato. En este sentido, el certificado sirve principalmente para poder destruir información personal y confidencial de todo tipo. Así, este tipo de documentación puede ser de empleados de una empresa, documentación contable y bancaria, estados de cuentas, planes estratégicos… etc. Además, hay situaciones en las que, por motivos legales, se necesita una prueba de que estos datos han sido destruidos de forma legal y que no se encuentran en manos de otras personas que puedan venderlos. Por todo ello, en el caso de que tengamos que destruir documentación y no tengamos un servicio propio en la empresa, nosotros os recomendamos que recurráis a Git doc, quienes son expertos en este tipo de trabajos y os ayudarán a realizarlo de la forma más segura y efectiva.

¿Cómo se puede saber que los documentos han sido destruidos de forma segura?

Ya seas empresario, particular o apoderado, lo cierto es que es fácil saber que tus documentos han sido destruidos de forma segura ya que una vez que te han entregado el certificado, ya dispondrás de las pruebas necesarias que testifiquen que tus documentos han sido destruidos de acorde a la legalidad vigente, o lo que es lo mismo, de forma segura. Es por ello por lo que, en el caso de que no te hayan entregado este certificado, desconfía, dado que no se puede asegurar que la información haya sido destruida por completo. En este sentido, como os imagináis, el certificado es esencial sobre todo cuando se tratan de documentos de máxima confidencialidad e importancia.

Si bien, hay que tener en cuenta que existen varios tipos de destrucción de documentos: física, por desmagnetización o sobreescritura, dependiendo del tipo de documento que sea y de la sensibilidad de la información. No obstante, por suerte, la mayoría de las empresas de destrucción de documentos de nuestro país están capacitadas para el borrado de todo tipo de información en todo tipo de soportes. Toda información personal quedará totalmente destruida con las técnicas más seguras y para ello las compañías incluirán el mencionado certificado de destrucción que confirme como se ha llevado a cabo este procedimiento y su total supervisión.

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